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环境体系咨询 | | 老师:您好!我们公司是进行热处理加工的,已建立ISO9001:2000质量管理体系,如要建立环境体系,需要增加哪些文件及程序,能和质量管理体系合并吗?请指教.待复,谢谢! |
| 问题答案： |
1组织机构与职责的整合——组织整合
1.1 组织机构和职责划分的重新设置。二个管理体系的整合首先要从组织内部有关管理体系的组织机构入手。由于质量管理体系通常没有包含组织所有的部门，特别是与质量管理没有直接关系的生产辅助部门、后勤部门及相关现场，但是环境管理体系必须是全员参与，即体系包括组织的全体员工和所有部门，因此，在进行二个管理体系整合时，需要重新考虑管理体系的组织机构设置。质量管理体系虽然不必含盖所有部门，但需要在整合的管理体系组织机构图中明确注明。
整合的管理体系的职责需要重新划分。在进行二个管理体系整合时，必须将已有的质量、环境管理职责重新整理，从管理体系整合的角度归并组织的职责描述，尤其是应考虑将二个体系的管理职能合并到一个主管部门，以便于统筹管理体系运行，减少组织因多头管理造成的低效和内耗。
1.2 内审员双重资格培训和二体系参与。内审员是组织内部建立、整合、维护二个管理体系的主要力量。在二个管理体系未整合之前，组织的质量管理内审员与环境管理内审员几乎不会由同一个人兼任。但是，如果组织要实现两个管理体系的整合，则内审员必须具备多重资格，能够同时参与质量、环境管理体系的运行、维护，并承担两个管理体系的联合内部审核工作，以及接受外部认证机构的一体化审核。
1.3体系主管部门应配置必要的人力资源。主管部门要负责质量、环境管理体系的整合、运行，并组织应对外部审核，因此，需要配置懂得企业管理、质量管理、环境管理体系和认证管理等的有关人员，至少需要几名具有丰富的体系管理经验的专职人员，维持二个管理体系的日常运行和认证资格。
2 文件化体系的整合——文件整合
2.1 关于管理手册。由于ISO9001-2000标准的结构形式和条款编号，与ISO14001-2004标准的结构形式和条款编号相差很远，因此，要编写二个管理体系统一的管理手册有一定的困难。如果将二个管理体系合并，则通常要以ISO9001-2000版标准为基本模式，按照PDCA循环的规律和标准各个条款的功能，插入环境管理体系标准的相应要求。但是，这样做一定要避免在“二合一”管理手册的描述中缺失有关ISO14001标准的有关要求。
2.2 关于程序文件。根据质量、环境管理体系二个标准的要求，可以考虑编写一套“质量、环境管理程序文件”——管理体系程序文件。也就是将二个标准中规定需要建立程序文件的条款进行整合。通常质量管理体系的文件控制（4.2.3）与上述文件和资料控制（4.4.5）、记录控制（4.2.4）与上述记录和记录管理（4.5.3）、质量目标（5.4.1）与上述目标（指标）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、内部沟通（5.5.3）与上述协商与沟通（4.4.3）、人力资源（6.2）
与上述培训、意识与能力（4.4.2）、内部审核（8.2.2）与上述审核（4.5.4）、纠正措施（8.5.2）、预防措施（8.5.3）与上述不符合、纠正与预防措施（4.5.2）8个条款，或者说质量管理体系中6个需要程序文件的条款，有5个可以与环境管理体系的程序文件整合编写。此外，一些质量管理体系涉及的现场管理要求也可以与环境的现场管理要求合并，例如：对于材料和化学品的储存、堆放和标识管理，对于供方和承包方的调查、评价和选择管理，对于设备和设施的管理，对于仪器和仪表的校准和维护管理，对于组织设计和过程更改的管理等等。因此，应该结合本组织的实际情况，充分考虑可行性和可操作性，在组织已有的质量管理惯例的基础上，最大限度地兼容环境管理要求。
2.3 关于第三层次文件。对于第三层次文件即组织的“作业指导书”或“操作规程”来说，由于不受必须按照要素进行描述的约束，因此完全可以将两个管理体系的现场操作文件按照岗位的需要进行合并编写，从而大大减少了文件管理的工作量，也方便了作业现场的使用。
3 管理体系运行整合——作业整合。文件整合是作业整合的基础。由于有了文件化体系的整合，就有可能将二个管理体系的运行、维护、现场管理活动、改进等进行合并——作业整合。
3.1 管理策划的协调一致。无论是质量目标、环境目标和指标都需要定期更新。随着组织的活动、产品、服务的变化、机构和职责的调整、新的法律法规颁布等情况的发生，组织需要定期或不定期地更新或修订其过程控制方法、重要环境因素、重大风险或不可承受风险等。为了与时俱进，不断适应市场竞争的需要，组织还需要不断地提出更高的经营目标，其中也包括与管理体系目标有关的内容，例如：原辅材料消耗定额、不合格品率、劳动生产率等，二个管理体系的整合应体现在管理体系策划（方针、目标、管理对象）的协调一致，以及与组织经营目标的协调一致。
3.2 二个管理体系运行和维护同步实施。管理体系的运行和维护通常包括：培训、日常运行、监视和测量、不符合纠正和预防措施、内部审核、管理评审、文件修改、一体化监督审核等内容。作业整合就是将二个管理体系的上述各个过程同步实施，以简化组织内部管理的步骤，减少二个管理体系维护的人力、时间、资金等资源投入。
3.3 持续改进共同提高。持续改进是二个管理体系提出的要求，也是组织内部管理和自我发展追求的目标。二个管理体系达到浑然一体就是持续改进的内容。组织要经过不懈的努力才可能使管理体系从合并变成兼容，从兼容变成融合，从一时的融合达到长久的融合，实现二个管理体系的共同提高，以及达到质量、环境绩效的不断提高。这个过程通常可以从几个方面来考虑：过程控制的优化、管理职能的简化、管理人员的多能化、文件构成的简约化、记录设置的合理性、监视和测量的有效性、自我完善的推动力等。
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